Работа секретаря практически всегда связана с бумагами. Очень важно правильно оформить документ, чтобы он выглядел красиво и корректно. Само собой, некоторые документы представляют собой не пару, а несколько десятков (или даже сотен) страниц. Годовой отчет, листы для кассовых книг, учетные документы и другие тяжело хранить в бумаге, если они представляют собой стопку листов со скрепкой в углу. Именно на такие случаи предусмотрена брошюровка. К сожалению, просто сделать документ и отправить его в типографию не получится — необходимо соблюсти некоторые тонкости в оформлении.

Рассказываем, как подготовить листы к печати для брошюровки и какие виды брошюровки бывают.

Брошюровкой называют скрепление листов по одной стороне в документ (брошюру). Помимо элементарной практичности в хранении, брошюровка добавляет документу моральный вес и позволяет бумагам дольше сохранять приемлемый вид.

Сейчас, чтобы скрепить документ в брошюру, принято использовать специальное оборудование — биндер.

Брошюры всегда выглядят лучше, чем разрозненные или просто скрепленные степлером листы. Но для брошюровки необходимо иметь специальное оборудование или воспользоваться услугами типографии, а это время и деньги. Тем не менее есть ситуации, когда без брошюровки не обойтись:

• Если вы хотите хранить документ долгое время, не путая в нем страницы;
• Если документ — большой по объему, и его проблематично скрепить степлером или поместить в файл;
• Если документу нужно придать достойный вид.

Эти условия часто встречаются вместе, но достаточно и одного, чтобы обратиться к брошюровке. Тем не менее под разные нужды подходят разные типы скрепления документа.

Существуют разные типы брошюровки, отличающиеся и по цене, и по применению.

• Сшивание разъемными скобами является одним из самых распространенных, простых и дешевых видов брошюровки. Его преимуществом перед остальными является возможность быстро снять со скобы листы, поменять их порядок и вернуть на место. Однако это же может стать и недостатком, так как при многократном развертывании листы могут сходить со скоб. Также у данного способа есть ограничение на количество листов — после 200 становится уже проблематично скрепить всё в один документ. Разъемными скобами часто сшивают курсовые работы студенты.
• Скрепление на пружину позволяет избежать отсоединения листов, но в остальном похоже на предыдущий способ. Здесь уже можно скрепить до 480 листов — в зависимости от материала и диаметра пружины. Этим способом часто пользуются при составлении презентации компании, медиа-китов и пр.
• Термоклеевая брошюровка используется уже для книг в бумажном переплете. Стопку листов смазывают горячим клеем и тот, застывая, скрепляет их в один блок. Этим способом можно скрепить не более 350 листов. Также стоит учитывать, что книга не сможет сохранять открытый вид без вреда для склейки.

• Брошюровка на металлическую скобу

1. внакидку часто встречается в производстве тетрадей и пособий, так как при сравнительной дешевизне, она позволяет активно использовать скрепленные листы. К сожалению, большинство типографий не делают такую брошюровку для более чем 40 листов.

2. втачку позволяет сшивать большее количество листов, однако является довольно дорогим и не обеспечивает высокого качества продукции: документы плохо раскрываются, поля съезжают, а крайние страницы рискуют выпасть. При возможности, его лучше заменить другим видом брошюровки.

• Ниткошвейная брошюровка позволяет изданию хорошо раскрываться и включать в себя довольно большое количество листов — некоторые издания можно выполнить только с помощью нитки. Это самый надежный, но потому и самый дорогой способ брошюровки. Его рекомендуется использовать только в самых серьезных изданиях.
• Швейно-клеевое скрепление часто заменяет ниткошвейное, так как выполняется проще и дешевле. Оно также является более дорогим способом, нежели сшивание при помощи скобы или пружины, но выглядит гораздо лучше и качественнее. Такие способы брошюровки можно использовать для книг учета.

Перед тем, как отдать листы на брошюровку, необходимо проверить правильность оформления документов, наличие виз, нужных подписей, отметок о регистрации и исполнении, приложений к документам.

При разработке макета брошюры нужно учитывать, что листы будут подгоняться, обрезаться и сцепляться друг с другом, и для всех этих операций необходимо место на файле, который идет в печать.

К примеру, припуски должны быть не менее 3-5мм, изображения и текст должны отступать от краев не менее чем на 3мм, а изображение под обрез (находящееся прямо по линии среза) — вынесено на 3мм за край. Если вы работаете в Word, то стоит ориентироваться по полям (раздел «макет» в общем меню, либо вкладка в окне «параметры страницы»). Именно от них отсчитываются отступы (раздел «главная => абзац») в программе. Поля следует определить для всего документа, в них нужно учитывать и размер припуска, и желаемый отступ от края. Лучше всего ориентироваться по линейке над документом.

Для работы с пружинами и разъемными скобами необходимы отступы 12-18мм (6-8мм — отступы для отверстий) с зеркальным различием четных и нечетных полос (количество — кратное 2).

Для брошюр на скобу нельзя предоставлять полосы разворотами (например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Если листов много, они будут смещены от корешка, и это смещение будет впоследствии обрезано, что необходимо учитывать.

При клеевом скреплении используются технологические поля 6 мм шириной.

Важно, чтобы файл читался одинаково на любом устройстве, поэтому шрифты должны быть переведены в кривые. Перевод в кривые позволяет сохранить внешний вид шрифта без наличия файла со шрифтом — он становится похожим по свойствам на картинку. К примеру, при работе в Word или Excel достаточно сохранить файл в pdf. В Adobe InDesign есть специальная операция с таким названием. Также, растровые изображения должны быть встроены в файл с разрешением не менее 300dpi.