Тайм-менеджмент, как и любая другая вещь из арсенала бизнес-коучей, часто объявляется панацеей от всех бед. Но после чтения книг по управлению временем, посещений семинаров и тренингов весь тайм-менеджмент почему-то остается на бумаге. Что с ним не так? Давайте разберемся, почему тайм-менеджмент не работает и как это исправить.

Тайм-менеджмент, как и любая методика, не может работать без системности. Чтобы понимать, как работает (или нет) тайм-менеджмент, нужно знать его основные принципы.
 

• Первый принцип тайм-менеджмента — это планирование. К сожалению, этот принцип не работает без других принципов тайм-менеджмента, с которыми большинство людей не знакомы. Действительно, вы можете идеально спланировать свой день, однако не забудьте предупредить об этом вселенную — а то она очень уж любит неожиданности. Хоть форс-мажоры случаются не каждый день, они имеют место быть, и все ваши запланированные и тщательно выписанные в блокнот дела, так и останутся на бумаге.

 

• Потому второй важный принцип тайм-менеджмента, плавно вытекающий из первого, — это планирование с запасом. Если вы посчитали, что за 30 минут вы ТОЧНО доберетесь до работы, выходите за 45. Приехали раньше? Что ж, об этом следующий принцип. Главное — не опоздали и не набрали негативных очков. У вас всё ещё есть время, которым вы можете распоряжаться здесь и сейчас. Как небольшой переизбыток ресурса. Пользуйтесь.

 

• Третий принцип — пользуйтесь временем, которое у вас остается. Делайте сначала одно крупное дело, потом сделайте передышку. Если время осталось — начинайте делать что-то такое же важное и трудоемкое, если на выполнение требуется в несколько раз больше времени — отложите на следующий раз и разберитесь с делами поменьше.

Это принцип наглядно продемонстрирован в одном ролике, который ходит по интернету. Там старый профессор наполняет двухлитровую банку перед студентами. Сначала он закидывает туда теннисные шары — они набиваются в банку до самого верха. «Эта банка полна?» — спрашивает профессор у студентов. Те кивают. Тогда профессор берет маленькие камушки и начинает закидывать их в пустое пространство между шарами. Камни тоже достигают горлышка банки, и профессор повторяет свой вопрос, а потом — повторяет фокус. Вслед за камешками засыпается песок, вслед за песком заливается пиво. Это отличная метафора времени в понимании тайм-менеджмента.

Мы можем назначить на день две встречи, зная, что больше никакого серьезного дела спланировать на день не сможем. Попросту времени не хватит — банка полна. Тогда какой смысл ставить встречи вплотную друг к другу? Поставьте их так, чтобы точно успеть не только добраться до места, но и собраться с мыслями. Тогда у вас будет время — между встреч и после них. Недостаточное время для крупных дел можно посвятить чему-то менее масштабному, но тоже важному.

От самых больших до мелких дел — именно так мы идем в планировании своего дня, недели, месяца. Мы должны быть готовы к любым случайностям, как хорошим, так и плохим. Оставлять под них место в календаре и не торопиться всё успеть точно по минутам. Во-первых, потому, что спланировав весь день по минутам мы себя уже похвалили за выполненную работу и немного расслабились, а во-вторых, потому что мы всё равно весь этот точный план пустим под откос, с большими или меньшими отклонениями. Но что делать, когда даже одно дело не помещается в сутки?
 

• Четвертый принцип — дробите дела на более мелкие, задачи на подзадачи, и так до тех пор, пока не сможете уложить всё это в календарь более-менее равными кусочками.

 

• Последний принцип не главный, но всегда сопутствующий на практике — планирование должно быть быстрым и удобным. Иначе вы не сможете попросту следить за своим календарем — одно событие будет в телефоне, другое на листочке, третье — на порванной салфетке из кафе. От такого планирования останется только сумбур и в делах, и в голове.

Безусловно, принципы прекрасные, их просто запомнить, и многие хорошие курсы по тайм-менеджменту их воспроизводят. Однако проще жить не становится. Планы срываются, не выходят, привычки планировать не вырабатывается и вас несет вперед вязкая, неструктурированная рутина. Тогда люди начинают понимать, что дело не столько в принципах тайм-менеджмента, а в чем-то другом.

Альтернативы нет. Тайм-менеджмент хорош только в том случае, когда вы умеете им пользоваться, но большинство людей попросту не готовы к переходу на планирование.

Одни слишком много времени тратят на само планирование, при этом до реализации задач так и не добираются, другие пытаются уместить все дела в один день, ошибаются в расстановке приоритетов, что в итоге приводит только к стрессу и нервам из-за «не вычеркнутых пунктов». Перед тем, как начать учиться контролировать свое время и грамотно распределять задачи на день, нужно научиться управлять своей энергией. Мы все живые люди, и наша энергия не безгранична. Кто-то более активный днем, а у другого вечером энергии хоть отбавляй. И если вы начнете планировать дела, не обращая внимания на свою энергию, у вас будут оставаться незакрытые задачи, а вы будете себя чувствовать как выжатый лимон. Эта хроническая несостыковка с планами объясняется внешними проблемами, а именно проблемами управления своей энергией.

Первая и самая главная проблема с энергией — это привычка трудиться, постоянные мысли о том, что время проходит зря. В погоне за эффективностью мы попросту не можем забыть о работе. В итоге, мы строим нереализуемые планы, теряем силы, не можем больше продолжать в том же темпе и начинаем злиться на себя, отчего только больше устаем. Этот порочный круг очень трудно разорвать, но сделать это необходимо, потому что он влияет на всю нашу жизнь. К сожалению, общество поощряет такое губительное поведение. Опошленный миф об эффективности превращается в общепринятые стратегии успеха, а те влияют даже на людей, не страдающих трудоголизмом. Наши ценности теряют баланс, смещаются к тому или другому краю, и в результате подобной зашоренности мы начинаем чувствовать недовольство жизнью. Переломить себя и свои привычные представления трудно, поэтому нужно разбить проблему на несколько более мелких задач и начать постепенно восстанавливать каждый из типов энергии.

Восстановить энергию можно, но для начала полезно знать, что всего их четыре: физическая, эмоциональная, интеллектуальная и духовная.

Физическая энергия — первая и самая базовая, и это здоровье вашего тела. Современный человек подвержен множеству вялотекущих заболеваний, которые медленно подтачивают его самочувствие и приводят к раздражительности. Если чувствуете себя плохо, никакие мантры и увещевания вам не помогут. Выход так же банален, как и сама проблема: правильно питайтесь, займитесь спортом, попробуйте отказаться от вредных привычек, старайтесь обеспечить себе здоровый сон.

Начинать с восстановления здоровья хорошо и потому, что любой шаг к физической энергии отлично вписывается в стандартные сценарии успеха, хоть и не находится там на первом месте.

Эмоциональная энергия — её недостаток характеризуется раздражительностью и эмоциональным выгоранием, который довольно тяжело преодолеть, особенно в клинической стадии депрессии. Она зависит и от наличия какой-то расслабляющей деятельности в вашей жизни, и от отношения к вам людей вокруг. Учитесь расслабляться, выделяйте для этого специальное время. Например, заведите привычку в раз-два в неделю ходить в кино на хороший фильм, или занимайтесь хобби (если нет, придумайте). Главное, занятие должно приносить вам удовольствие и «разряжать» вас эмоционально. А иногда, чтобы восстановиться, достаточно просто побыть немного в одиночестве. Восстановив физическую и эмоциональную энергию, вы наверняка почувствуете небольшой прилив сил и желание чем-то заниматься.

Интеллектуальная энергия — это возможность мыслить шире, преодолевать привычную точку ступора в рассуждениях. В подавленном состоянии со сбоящим организмом крайне трудно сконцентрироваться и погрузиться в дело. Ваша энергия на нуле, и сил на то, чтобы придумать что-то новое или решить сложную задачу, проблему, просто нет. Часто после долгого застоя интеллектуальная энергия сдавлена выработавшимися за это время рамками. Ведь когда нам плохо, мы стараемся экономить силы и приспосабливаемся к механическим действиям по решению даже интеллектуальных проблем. В связи с этим, задачи, которые мы решаем, тоже становятся стандартными, лишенными какого-либо вызова. Чтобы восстановить энергию, начните с небольшого вызова себе. Чуть более интересный и масштабный проект, или решение немного подрасти в своем хобби. Восстановленная энергия в одном месте распространяется на все сферы жизни, и человек начинает делать больше, чем прежде.

Духовная энергия — разговор о ней часто останавливается на размытых словах о её сложности и тонкости. Суть в том, что духовную энергию и энергией то сложно назвать. Это просто некоторый бонус, вдохновение от жизни, который получается при гармоничном развитии трёх предыдущих типов. Если физическая, эмоциональная и интеллектуальная энергии составляют слаженный ансамбль, человек начинает очень гибко реагировать на внешние изменения. Большинство людей, которым мы хотели бы подражать, постоянно кипят энергией именно по этой причине.

Установить гармонию между всеми видами энергии можно путем планирования своего времени — да, мы снова вернулись к тайм-менеджменту! Планируйте свои задачи и дела на день, на неделю, месяц с учетом энергии. Следуйте своему плану, но не уходите в крайности, о которых мы говорили выше.