Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
 
Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
МЫ ДОСТАВЛЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ
Доставка в 1 257 город по всей России вас
Москва
Санкт-Петербург
Екатеринбург
Челябинск
Пушкин
Ломоносов
Сестрорецк
+7 (812) 325-94-04

Пн-Пт: 9:00 - 18:00

Чем отличаются служебные, объяснительные и докладные записки

 
 

 

В ЧЕМ РАЗНИЦА?
Служебные, докладные и объяснительные записки
 
 
 
Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить. Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:
 
  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.
Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:
Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:
1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.
2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.
3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).
 
Проводим совещание правильно: рецепт успеха
Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.
 

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:
 
  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.
  Докладная Служебная Объяснительная
Цель записки Донести информацию о конкретной ситуации, факте или выполненной работе.
Представить выводы и предложения составителя
Оперативно решить какие-либо вопросы, требующие именно письменного изложения
Получить ответ на запрос, уточнить поручение или предложить что-либо
Объяснить совершение какого-либо поступка, ситуации или факта, случившегося внутри компании
Кому адресована Вышестоящему лицу в компании (руководитель отдела — начальнику компании, сотрудник — руководителю) Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки (руководитель — руководителю, работник другому работнику). Адресат и составитель не подчиняются друг другу. Руководству, вышестоящему лицу
Что в содержании 1 часть — причины и мотивы, послужившие для написания
2 часть — информирование, анализ ситуации
3 часть — выводы, предложения, просьбы
Описываются причины и мотивы написания записки и их объяснение. Не содержит выводов и просьб
Примеры Предложение о выделении премии, повышении сотрудника и пр. Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе и пр. Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и пр.
Что еще почитать:
Количество показов: 3569

Теги

Диспенсер для бумажных полотенец Документы как выбрать товар Новый год