Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
 
Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
МЫ ДОСТАВЛЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ
Доставка в 1 257 город по всей России вас
Москва
Санкт-Петербург
Екатеринбург
Челябинск
Пушкин
Ломоносов
Сестрорецк
+7 (812) 325-94-04

Пн-Пт: 9:00 - 18:00

Документооборот: базовые правила

 
 
Документооборот:
базовые правила
Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо. О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.
Делопроизводство — что такое и для кого нужно
Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:
— Создание или поступление бумаги

— Регистрация

— Отправка или передача по назначению

— Передвижение документа

— Исполнение (согласование, подпись и пр.)

— Отправка в архив
 
Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.
Кому нужно знать базовые правила документооборота?
 
  • Владельцам бизнеса. Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
 
  • Секретари и офис-менеджеры. Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.
Виды документооборота
В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.
По характеру документов можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
Как выстроить эффективную систему документооборота
Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.
 
  • Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
 
  • Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
 
  • Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:

1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.

2. Определите форму организации. Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать «простаивания» документа на этапах создания и обработки.

Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.
 
Что еще почитать?
 
Количество показов: 482
Дата публикации:  26.03.2018

Теги

Диспенсер для бумажных полотенец Документы как выбрать товар Новый год