Уметь правильно организовать рабочее время, расставить приоритеты в делах и эффективно справляться с поставленными задачами — ценные качества любого сотрудника. Особенно это важно для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Рабочий день секретаря — это огромное количество разноплановых дел, срочных поручений и незапланированных задач. В таком потоке ежедневных дел бывает сложно уследить за ситуацией в целом, неправильно распределить время. В результате — сорванный дедлайн, работа по вечерам и выходным и много стресса. Чтобы избежать этого, нужно учиться планировать время и дела.

Давайте посмотрим, как можно оптимизировать рабочее время секретаря, чтобы задачи выполнялись, а сил и времени хватало не только на работу, но и на личные увлечения и планы.

Работа секретаря предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от начальства или коллег. Часто секретарь загружен настолько, что нет времени даже на обед. В таком ритме за неделю легко можно «перегореть».

Оптимизация рабочего времени помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника тоже.

Личные качества, влияющие на эффективность:
 

• Разумный перфекционизм. Вы предпочитаете сразу делать хорошо, чем выполнить задачу поверхностно.
   
• Постоянное стремление к новым знаниям.
   
• Гибкость мышления. Вы можете нестандартно посмотреть на ситуацию или задачу и применить к ее решению новый подход.
   
• Внимательность и усидчивость. Часто над задачей приходится сидеть час-два, а иногда и несколько дней. Важно уметь фокусировать внимание только на данной задаче, помнить о деталях и не отвлекаться на мелочи.
   
• Жизнерадостность. Для секретаря это очень важно. Ведь это первый человек, которого видит клиент или партнер, пришедший в офис. Улыбка, вежливый разговор и общий позитивный настрой всегда располагают собеседника.

Даже если у вас нет каких-либо из перечисленных качеств, вы всегда можете развивать их в себе. Например, если вы привыкли решать задачи всегда четко по инструкции, шаблону — посмотрите на задачу со стороны и подумаете, что можно улучшить, как можно быстрее справиться с работой? И решение обязательно придет.

Личную и профессиональную эффективность можно и нужно постоянно развивать. Оптимизация своего времени — один из способов увеличить эффективность.

1. Научитесь контролировать время. Это важный момент. Рабочий день секретаря практически полностью совпадает с графиком руководителя. Нужно постоянно держать руку на пульсе, контролировать встречи руководителя, его личные дела и просьбы. На это все требуется время. Постарайтесь максимально сопоставить ваши рабочие графики. Например, если начальник будет на встрече с 14-16, на это время вы можете запланировать свои текущие дела: разобрать документы или отправить почту.
2. Расставляйте приоритеты. Этот пункт напрямую связан с предыдущим. Выделяя первостепенные дела, вы планируете свое время. Если вам кажется, что все дела важные и срочные — нарисуйте квадрат Декарта к каждой такой задачи. Вы поймете, что есть действительно важные дела и те, которые можно отложить на время.
3. Используйте технологии. Сейчас можно автоматизировать практически все. Да, безусловно, на автоматизацию некоторых бизнес-процессов требуется много денег и времени. Но небольшие задачи можно легко автоматизировать. Например, вы заполняете постоянно отчет в excel и не пользуетесь формулами. В 1С хранится много информации о клиентах и поставщиках, удобно выгружать данные — освойте систему и вы будете тратить меньше времени на поиск информации о нужном клиенте. Поставьте важные телефонные номера на быстрый набор — не нужно будет больше искать их по всей телефонной книге.
4. Создайте шаблоны. Шаблоны сокращают время на составление служебных, докладных записок, оформления договоров и пр. Сделайте папки для шаблонов на разные случаи. Например, папка с шаблонами для сотрудников (заявления на отпуск, отгул, служебный пропуск и пр), папка для клиентов, партнеров, поставщиков (шаблоны писем, коммерческих предложений, договоров).
5. Сделайте удобную маркировку папок и документов. Бумажные документы копятся в огромном количестве на любом предприятии. Создайте для себя удобную маркировку. Например, цветовую — синие папки это для бухгалтерии, желтые — поставщики, красные — важные договора.
6. Наладьте взаимодействие между отделами. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле. Постоянно необходимо взаимодействовать с коллегами из других отделов. Например, вы заказываете канцелярию в офис и каждый раз ходите по отделам и собираете заявки — долго и непродуктивно. Создайте общую группу, чат или делайте рассылку по отделам. Обозначьте сроки, когда вы должны получить списки канцтоваров и собираетесь делать заказ.
7. Научитесь говорить «нет» коллегам. Секретарь должен быть вежливым, общительным, всегда готовым прийти на помощь другим. Да, но только если это не вредит вашим прямым обязанностям. Вы можете помогать коллегам заполнить заявление (а лучше дать шаблон и не тратить время на объяснение), или помочь распечатать документы. Но только если вы не перегружены работой в данный момент и можете выделить пару минут на это. Помните, основная обязанность секретаря все-таки помогать руководителю и выполнять поручения.
8. Развивайте профессиональные навыки. Освойте метод слепой печати. Сайт для отработки скорости печати. Учитесь работать с возражениями и агрессивными людьми. Учите психологию. Оттачивайте навыки общение с руководителем.
9. Будьте всегда в курсе, владейте информацией. Всегда проверяйте актуальность данных, реквизитов и пр. Если что-то изменилось, сразу же вносите новые сведения в базу, или вы можете выделить один час в раз неделю, чтобы проверять и исправлять данные.

Оптимизация рабочего времени секретаря помогает концентрироваться на важных задачах, автоматизировать более легкие и повысить продуктивность. Попробуйте начать применять эти советы уже сейчас, вы увидите, насколько станет проще и легче справляться с работой.