Как часто нам всем не хватает 24 часов в сутках, чтобы успеть завершить все дела? Слишком часто. Несмотря на наличие в свободном доступе множества техник тайм менеджмента, мало кто на практике их применяет. Более того, даже при огромном желании научиться грамотно планировать свое время, не у всех получается с первого раза.

Сегодня мы расскажем вам о технике управления временем и задачами — о «джедайской технике пустого инбокса». Метод не такой известный и популярный, как классический тайм менеджмент, но его довольно просто применять на практике.

Рассказываем, что такое техника пустого инбокса и как ее внедрить в свою жизнь.

«Джедайская техника пустого инбокса» разработана бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Он неоднократно выступал на конференциях и проводил тренинги, представляя данную методику управления задачами. По сути, техника пустого инбокса — это модификация GTD ( Getting Things Done), метода доведения дел до завершения.

Метод пустого инбокса предполагает наличие «инбокса», списка задач на сегодня, неделю и когда-нибудь.

Мы не будем здесь углубляться в теорию, дадим лишь краткую выжимку, которой достаточно для понимания данной техники.

Наш мозг — это сложный механизм, который до сих пор не изучен до конца. Он работает постоянно, даже во сне. Когда есть незавершенные дела, наш мозг на уровне подсознания «думает» об этом и строит варианты решения. От этого увеличивается утомляемость и расходуется «энергия» мозга. Мы нормально не высыпаемся, чувствуем нервозность. Поэтому мозг нужно разгружать.

Главная цель метода пустого инбокса — рационально тратить «энергию» мозга, эффективно выполняя поставленные задачи на автомате.

Время — ценный ресурс, но еще более ценна наша энергия. Как часто мы думаем, будь у нас больше времени, мы бы успевали все? К сожалению, одного времени недостаточно. Время и энергия должны тратиться соизмеримо друг с другом. Техника пустого инбокса как раз и заставляет работать время и энергию вместе, а не против. Вы тратите меньше времени и энергии, при этом выполняя больше.

Основные цели рабочего процесса:
 

1. Необходимо разграничить «думать» от «делать». Это нужно, чтобы максимально продуктивно использовать те 2-3 часа, в которые наш мозг наиболее активен и сконцентрирован.
    
2. Освободить мозг и начать выполнять на автомате.
    
3. Убрать все отвлекающие факторы, разложить вещи на свои места, разобрать все имеющиеся списки.

Это три главные цели, которым вы всегда должны следовать в процессе работы над задачами.

«Инбокс» («входящие») — это все задачи, дела, планы, которые только могут быть у нас. Они все требуют от нас совершения какого-либо действия.

Например, купить продукты на вечер, поздравить коллегу с днем рождения, ответить на письмо, прочитать книгу, сдать отчет и пр.
Подчеркнем, «инбокс» — это не только рабочие дела, это вообще все ваши дела, которые ждут от вас решения.

Когда «входящие» заполнены наш мозг неспокоен и не может продуктивно работать. Поэтому инбокс нужно чистить.

— Записывайте все дела, идеи, покупки и прочее в инбокс. Когда мы записываем все задачи, мозгу больше нет необходимости помнить все это. Главное правило — головой нужно думать, а запоминать с помощью программ, блокнотов, приложений и пр.

— Все нужные дела должны хранится в одном месте. Не составляйте много разных списков. Например, личные дела в одном месте, рабочие в другом. При этом будет трудно концентрироваться и видеть картину целиком.

— Пустой инбокс — это не значит, что вы сделали все записанные дела. Это значит отсортированная и собранная в одном месте информация.

— Просматривайте инбокс раз в день или раз в неделю. Вы сами можете выбрать регулярность обзора инбокса, в зависимости от плотности ваших задач. Но обзор делать необходимо.

Максим Дорофеев говорит в своих тренингах о применении естественного планирования при составлении списка задач.

Естественное планирование — это метод видения задачи целиком. Мы понимаем зачем нам нужно выполнить это, видим итог, понимаем какой будет первый шаг и видим организацию всего процесса работы над задачей.

Не все наши дела являются срочными и важными, некоторые вполне можно отложить на какое-то время, а какие-то и вовсе не выполнять. Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач — те, которые надо сделать, и те, которые не надо делать. Это упрощает процесс выполнения задач, сразу освобождая мозг от ненужных дел.

Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».
Ответ должен быть конкретным и начинаться с глагола в начальной форме.

Задачи должны четко и конкретно обозначать действие. Правильная формулировка задач — первый шаг к грамотному управлению временем.

• Начинаем собирать «инбокс». Проверяем все свои ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне и собираем все в одном месте.

Хорошо, если вы уже нашли удобное приложения для записей, если нет, то удобны в этом отношении классический To Do list, Doit.im, Evernote. Вы можете выбрать любой софт, который удобен и подходит именно вам. Можно пользоваться даже флипчартом или стикерами.
 

• Дальше начинаем сортировать — «что надо сделать» и «что не надо делать».

• Затем работаем только со списком «что надо сделать». Правильно формулируем задачи.

• Распределяем задачи на день, неделю.

• Приступаем к выполнению. Можно использовать технику «помидоров» (на сайте tomatotimer.ru), концентрированно работая 25 минут над одной задачей.

Вначале техника может показаться сложной. Но это только до того момента, пока вы не разберете свой «инбокс» в первый раз и не пропишите список задач. Дальше все пойдет гладко.

Бонусом. Посмотрите запись вебинара Максима Дорофеева, в котором он подробно рассказывает о джедайской технике пустого инбокса.

Удачного планирования и продуктивной работы!