Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
 
Ваш город Санкт-Петербург?
Да
Нет
МЫ ДОСТАВЛЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ
Доставка в 1 257 город по всей России вас
Москва
Санкт-Петербург
Екатеринбург
Челябинск
Пушкин
Ломоносов
Сестрорецк
+7 (812) 325-94-04

Пн-Пт: 9:00 - 18:00

5 главных ошибок в номенклатуре дел

 
 
5 главных ошибок в номенклатуре дел
 
 
В каждой успешной компании есть система учета документов, систематизированный список всех дел и организованное хранение бумаг. Малые организации и стартапы, как правило, не заботятся о том, чтобы изначально начать вести учет документов и поставить документооборот на поток. Но рано или поздно они приходят к этому. Ни одна компания не может обойтись без систематизации документов.

Организация хранения документов начинается с разработки специального документа — номенклатуры дел. И если опытные специалисты «съели собаку» на составлении номенклатуры дел, то новички в сфере делопроизводства часто допускают ошибки. Что, в свою очередь, может обернуться немалыми проблемами, на решение которых уйдет драгоценное время и нервы.

Разбираем самые распространенные ошибки и рассказываем как не допускать их. Заодно, проверьте себя, не допускаете ли вы эти ошибки?
Что такое номенклатура
Трудно представить крупную фирму без упорядоченного хранения документов.

Если на предприятии не ведут номенклатуру дел, то в бумажной работе начинается сплошной хаос — уничтожение закрытых дел невозможно, количество деловых бумаг растет, их сохранность неизвестна, а поиск нужного документа превращается в невыполнимую миссию, — и как результат неразбериха и штрафы при проверках. Потому, не стоит играть судьбой, а лучше озаботиться созданием номенклатуры дел заранее.

Под номенклатурой дел понимают систематизированный список дел, в который входят все документы организации. Это главный учетный документ в делопроизводстве, база для сдачи в архив и составления актов об уничтожении документов.

При оформлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставами, внутренними нормативными актами, ведомственными и типовыми перечнями, в которых раскрываются направления деятельности организации, документация отделов и служб.

Номенклатура дел нужна для того, чтобы:
 
  • Закрепить наименования дел
  • Присвоить уникальный номер каждому делу
  • Обозначить сроки хранения для каждого дел
  • Систематизировать все деловые бумаги по подразделениями или по компании в целом (это называют сводной номенклатурой дел)
  • Упростить поиск нужного документа
  • Уничтожать ненужные документы с истекшим сроком хранения
Читайте также:
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Читайте, как правильно оформить приказ и создать шаблон приказа в MS Word.
 
Типовые ошибки при составлении номенклатуры дел
Допустить ошибку в таком сложном деле — обычная практика. Но большинство специалистов «спотыкаются» чаще всего на этом:
Ошибка №1 Выделяется мало времени для подготовки
В ограниченные временные рамки сложно составить правильно номенклатуру дел, подписать, согласовать и утвердить. Номенклатура дел всегда составляется на следующий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который подготавливается. То есть, если вам нужно составить номенклатуру на 2020 год, утвердить ее нужно до 31 декабря 2019. И, конечно, когда руководство вдруг в декабре ставит задачу подготовить номенклатуру, при учете, что документооборот в компании просто огромен, — сделать это будет довольно трудно.

Как быть: Заранее планируйте этот процесс. Хоть сроки начала работ не регламентируются, специалист ДОУ или ответственный за составление номенклатуры дел должен сам учитывать время и планировать его с запасом. Этот запас времени может понадобиться на этапе согласования сводной номенклатуры дел. Не забывайте, что на завершающем этапе сводная номенклатура дел должна быть подписана руководителем службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в компании, завизирована начальником архива (если в компании есть подразделение архива), экспертной комиссией компании и согласована.
Ошибка №2 Не привлекаются специалисты структурных подразделений
Часто в организация составить сводную номенклатуру дел поручают одному специалисту или отделу ДОУ. Но составить «в одиночку» такой объемный и многофункциональный документ сложно.

Как быть: Привлекайте специалистов отдела архива и других отделений компании. Сводная номенклатура составляется на основе номенклатуры дел каждого отдела компании. Для того, чтобы собрать информацию о документах структурных подразделений, привлекайте ответственных за делопроизводство каждого отдела, составляйте и рассылайте опросный лист или таблицу с вопросами о разрабатываемых и получаемых документах. Особенно важна информация о документах, относящихся к специфической деятельности структурных подразделений, срок хранения которых установлен в отраслевых или ведомственных руководствах. И уже после получение информации, можно приступать к анализу всей документальной базы предприятия для определения количества и состава дел.

Не забывайте использовать при составлении номенклатуры дел следующие документы:
 
  • устав компании
  • штатное расписание и должностные инструкции
  • Образец номенклатуры дел и номенклатуры за предыдущий период
  • справочные картотеки и перечень документов с указанием сроков хранения.
Ошибка №3 Дела формируются из документов с разными сроками хранения, неправильно заполняется графа 4
Может быть такое, что ответственный за составление номенклатуры, сформирует дело из документов с разными сроками хранения, или неправильно определит сроки хранения документов, а в графе 4 «Сроки хранения» не укажет номер статьи из перечня.

Как быть: Сроки хранения установлены в типовых перечнях, утвержденных приказом Минкультуры № 526 2015 г. и Росархива № 44 2018 г., а также в Федеральных Законах, различных отраслевых и ведомственных перечнях, правилах и инструкциях.

Экспертная комиссия может увеличить срок хранения особо ценных документов и определить его, если вы не нашли наименование документа в перечнях. В графе 4 указывайте № статьи Перечня, по которой вы определили срок хранения документа или данные протокола заседания ЭК (приказа). Помните, что для электронных документов обозначены те же сроки хранения, что и для бумажных аналогов.
Ошибка №4 Неверные заголовки
Много вопросов возникает при формулировании заголовка дела и его расположении. Здесь многие допускают ошибки. Например, не учитывают степень важности и взаимосвязь документов. Из-за этого возникают путаница и неразбериха в документах. Заголовки дел не отражают их содержание, содержат вводные слова или сложные обороты.

Как быть: Заголовки дел располагайте по степени важности и взаимосвязи документов: сначала дела с учредительными и распорядительными документами, затем плановые и отчетные, далее идут документы по деятельности отделов, переписка. В конце размещают заголовки регистрационных журналов, книг учёта, картотек. Документы вышестоящих органов располагают перед документами организации.

В примерной инструкции по делопроизводству подробно описываются элементы и их последовательность: сначала указывается вид дела – приказы, акты, переписка. Затем автор, корреспондент; краткое описание содержания документов. При необходимости добавляются наименование местности, период, к которому относятся документы, копийность. Обязательно нужно оставлять резервные номера для дел, сформированных в течение года и не предусмотренных в описи.
Ошибка № 5 Ошибки в индексации переходящих дел
К переходящим делам относят те, которые не завершены в прошлом году и переходят в следующий (личные дела сотрудников, клиентские дела, юридические, устав, незаконченная переписка с партнером и т.д.). Часто при составлении номенклатуры дел делопроизводитель меняет номер (индекс) переходящего дела и тем самым, создавая путаницу в учете дел.

Как быть: Всем заголовкам дел присваивается индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по порядку. Индекс переходящих дел сохраняется при разработке новой номенклатуры, но если на предприятии произошли структурные изменения, то такие дела заново индексируются, а в примечаниях ставится отметка. (Например: до 2019 года 06-08). Для однородных дел в разделах используйте одинаковые индексы. Запомните, для переходящих дел индекс остается тем же.



 
Что еще почитать:
Количество показов: 4208

Теги

Диспенсер для бумажных полотенец Документы как выбрать товар Новый год