Деловой этикет - как вести себя на совещании

Деловой этикет — это вовсе не устаревшие церемонии и никому не нужные ритуалы, это, прежде всего, нормы поведения и хорошие манеры, принятые в бизнес-среде.

Соблюдение правил делового этикета требуется не только на конференциях, переговорах и деловых обедах, но и во внутренней коммуникации между сотрудниками и руководством, при ведении телефонных переговоров, деловой переписки и во время проведения совещаний.

Совещания, как неотъемлемый атрибут деловой коммуникации, не могут эффективно проводиться без соблюдения определенных правил. И это относится не только к организационным вопросам, но и к поведению и манере общения участников совещания.

Давайте посмотрим, каких правил делового этикета стоит придерживаться при проведении деловых совещаний как руководителю, так и секретарю.

Совещания — полезный инструмент для решения стратегических и оперативных вопросов организации. Но не всегда они проходят так, как надо. Вспомните, сколько раз за свою профессиональную карьеру вы присутствовали на абсолютно бесполезных совещаниях, где кроме ругани и препирания сторон не происходило ничего? Или же, наоборот, совещания скатывалось в формальные речи без какой-либо продуктивной составляющей. Это все — две крайности одной и той же плоскости. Конечно, результативность совещания в большей степени зависит от качества его организации, но немалую долю в этом занимает и этика делового общения среди участников. Так, только-только зарождающийся конфликт оппонентов на совещании можно минимизировать или вообще свести к нулю, умело оперируя правилами этикета. И вероятность того, что совещание пойдет все-таки по результативной дороге, намного выше.

Цель любого совещания — планового или оперативного — получить ответы на повестку дня и подписать протокол совещания, закрепив решение вопросов по каждому пункту. Потому предварительная подготовка к проведению совещанию, тщательная проработка деталей — залог успеха будущей встречи.

Как правило, организацией совещаний занимается секретарь совместно с руководителем. А потому знать правила делового этикета (которые, кстати, определяют как по всем деловым нормам организовать совещание) нужно обязательно.

Итак, какие же правила этикета деловых совещаний следуют соблюдать, чтобы не выглядеть непрофессионалом своего дела.
 

• Оповещение участников совещания заранее
  Да, совещания бывают оперативными, когда руководству требуется немедленно получить информацию по текущему состоянию дел в компании или по актуальному вопросу. В таком случае, оповестить участников за несколько дней никак не получится. Но если это плановое собрание с большим количеством участников, тогда необходимо оповестить сотрудников заранее. Обычно рассылаются письменные приглашения на совещание с указанием даты и времени, места, темы и состава участников. Это помогает подготовиться к обсуждению вопросов на совещании и скоординировать распорядок дня сотрудников, которые будут задействованы в мероприятии. Отправьте письменное приглашение за несколько дней до планируемой даты проведения совещания, а лучше за 1-1,5 недели.

 

• Прибытие в указанное время.
  Даже если вы — тот человек, который проводит совещание, опаздывать нельзя. Это показатель неуважения к остальным участникам собрания. Совещание всегда начинают вовремя, не дожидаясь опоздавших. Если все-таки вы опоздали по непредвиденным причинам, заходя в конференц-зал, следует принести извинение и тихо пройти на свое место, стараясь не отвлекать собравшихся.

 

• Подготовка места для проведения совещания
  Помещение должно быть просторным, способным вместить то количество участников, которые будут присутствовать на деловом собрании. А стол должен быть большим, чтобы участники не сидели слишком близко друг к другу. Еще нужно продумать освещение и проветривание кабинета, а также позаботиться о технической стороне (например, подготовить демонстрационное оборудование для презентаций, раздаточные материалы и пр.).

 

• Встреча гостей
  По правилам встречей участников совещания занимается сотрудник, не принимающий участие в этом мероприятия, обычно, на эту роль берет на себя секретарь. По этикету нужно встретить гостей и проводить до места проведения совещания. Руководитель (или тот, кто собственно проводит совещание) приветствует участников первый, после обмена приветствиями он предлагает гостям занять свои места.

 

• Рассадка участников
  Если в совещании принимают участие более 6 человек, то необходимо заранее подготовить таблички с именами участников и расставить на столе. В рассадке участников действует принцип «по старшинству»: руководитель располагается в центре стола, по правую и левую руку места от него — самые престижные, их занимают руководители подразделений и т.д. Да, и помните, оппонентов или сотрудников в плохих отношениях друг с другом не сажайте напротив друг друга.

Это базовые правила этикета проведения деловых совещаний, и их стоит соблюдать, чтобы встреча прошла по намеченному плану, результативно и без эксцессов. К тому же деловой этикет регулирует правила поведения руководителя и секретаря во время совещаний. Остановимся на этом подробнее.

Руководитель или председатель совещания — это главное лицо мероприятия, от его поведения, настроя и реакции на комментарии и доклады будет зависеть атмосфера совещание. Потому главное правило для руководителя — быть уважительным к любой высказанной точке зрения, оставаться нейтральным и установить правила собрания до начала дискуссии. Вот каких правил должен придерживаться руководитель:
 

• Перед началом совещания обозначить тему и вопросы, которые будут обсуждаться в процессе. Представить приглашенных гостей, если такие есть.

• Установить и обозначить лимит времени, отведенный на выступление каждого участника или обсуждения вопроса. Четко следить за временем и прерывать разговоры «не по теме».

• Позволить всем желающим высказаться по теме вопроса, и при необходимости уточнить позицию выступающего (во избежание недопонимания другими слушателями).

• Подводить промежуточные итоги. Это помогает не сбиться с намеченного курса и в то же время показывает участникам, что совещание продвинулось к намеченной цели.

• Личное мнение лучше оставить за дверью кабинета. Особенно личное отношения к участникам. Руководитель должен быть максимально нейтральным и объективным во время выступления докладчиков и дискуссии.

• Пресекать «лишние» разговоры, не относящиеся к теме собрания, прерывать пререкания коллег и жесткую критику кого-либо из присутствующих. Объективная критика уместна на совещании, но она должна быть четко аргументирована и не затрагивать личные качества критикуемого сотрудника.

• В завершении совещания необходимо подвести итог и сформулировать решения, закрепить это в протоколе совещания. В конце руководитель должен искренне поблагодарить собравшихся за участие в работе и отметить, что мнение каждого из выступающих было очень важным и помогло в итоге выработать правильное решение.

И главное правило для руководителя: «Поступай так, как требуешь от других». Подчиненные видят и неосознанно копируют манеру поведения и общения руководителя. Стоит помнить, что руководитель — пример для коллектива, и об этом он не должен забывать. То, какие корпоративные ценности в компании превалируют, следуют ли сотрудники деловому этикету в общении друг с другом, — все это зависит от руководителя, от выбранного им стиля управления.

Как правило, организацией совещаний занимается секретарь. Именно он подготавливает все необходимые инструменты для проведения собрания, обеспечивает необходимыми канцелярскими принадлежностями, демонстрационным оборудованием и пр. Но еще помимо этого всего, секретарь встречает гостей, приглашенных на деловое совещание. Вам ведь знакомо выражение: «Произвести хорошее впечатление — это уже половина успеха»? Вот и при организации совещаний то же самое. Гости, принимающие участие в собрании, сначала обращают внимание именно на организацию совещания, то, как их встретили, все ли нужное для работы есть на столе и пр. Потому секретарь просто обязан следовать деловому этикету.

Вот какими правилами делового этикета стоит руководствоваться секретарю во время и после проведения совещаний:

Во-первых, внешний вид. Даже если в вашей компании нет строгого дресс-кода, секретарь — лицо компании, и опрятный деловой вид — обязателен. Деловой стиль — вовсе не означает что нужно ходить только «белый верх — черный низ», главное избегать «кричащих» цветов, ярких принтов и всевозможных броских украшений. Внешний вид секретаря должен быть сдержанным, не вызывающим.

Во-вторых, секретарь должен позаботиться обо всем, что может понадобиться во время совещания: подготовить раздаточные материалы и разложить на столе, напечатать карточки с именами участников, приготовить ручки, бумагу, блокноты и прочее необходимое для записей, расставить бутылки с водой и стаканы на столе (как правило, чай, кофе подают при более неформальных совещаниях и в том случае, где количество участников не более 5-6 человек).

В-третьих, секретарь должен встретить гостей и проводить до зала, в котором будет проходить совещания. Будьте приветливыми и дружелюбными при встрече, так вы настроите участников на миролюбивый тон общения.

В ходе совещания секретарь может как присутствовать и вести протокол, так и находиться на своем месте. Если секретарю поручено вести протокол совещания, он должен сидеть не за общим столом переговоров, а в стороне. Нельзя перебивать, переспрашивать, уточнять что-то у выступающих и вообще любым образом отвлекать нельзя. Если не успеваете записать какую-то мысль в протокол, просто пометьте кто говорит и что вам нужно уточнить, и задайте свой вопрос уже после совещания.

Если секретарь не находится в зале совещания, он может вернуться к своим текущим обязанностям.